Pengumuman Proposal
WajibUP3M membuka periode pengajuan, mengumumkan skema penelitian dan batas dana.
UP3MSurat edaran
Alur Kerja
Alur administrasi Penelitian dan PKM
Setiap tahap, pihak yang menjalankannya, dan dokumen yang dipakai — dari pengumuman proposal sampai pelaporan akhir.
- Tahap Penelitian
- 11
- Tahap PKM
- 12
- Dokumen khusus mitra
- 2
- Wajib
- Harus dilalui semua kegiatan.
- Kondisional
- Hanya jika syarat tertentu terpenuhi.
- Khusus PKM
- Hanya ada di alur PKM, tidak ada padanan di Penelitian.
Dari pengumuman proposal sampai pelaporan publikasi
Sebelas tahap administrasi antara peneliti, reviewer, dan UP3M. Tiga di antaranya kondisional dan hanya berjalan bila syaratnya terpenuhi.
Penyerahan Proposal
WajibPeneliti menyusun proposal lengkap: latar belakang, metode, luaran, jadwal 12 bulan, RAB, daftar pustaka.
Peneliti → UP3MTemplate Proposal Internal- 2a
Revisi Proposal
KondisionalHanya jika reviewer meminta perbaikan sebelum proposal diterima final.
Reviewer → PenelitiFormulir Catatan Perbaikan Proposal Seleksi Proposal
WajibReviewer menilai 9 indikator (bobot total 100): metode, jadwal, kualitas data, luaran, manajemen tim.
Reviewer UP3MFormulir Penilaian ProposalPengumuman Lolos & SK Penetapan
WajibDasar hukum resmi pendanaan. Berisi daftar peneliti, judul, skema, dan dana yang disetujui.
UP3M → PenelitiSK Penetapan Penerima HibahPenandatanganan Kontrak
WajibMengatur hak dan kewajiban, termin pembiayaan (2 tahap), jangka waktu, luaran wajib, dan sanksi.
Peneliti ↔ UP3MTemplate Kontrak Penelitian InternalPencairan Dana Tahap I
WajibDiproses oleh Bagian Keuangan, bukan UP3M.
Peneliti → KeuanganSalinan SK + Kontrakdi luar scope UP3MPelaksanaan Penelitian
WajibPeneliti menjalankan metode yang diajukan dan mencatat aktivitas secara berkala.
PenelitiLogbook Kegiatan Penelitian- 7a
Laporan Kemajuan
KondisionalSekitar bulan ke-3; tergantung durasi penelitian.
Peneliti → UP3MFormulir Laporan Kemajuan Monitoring & Evaluasi
WajibMenilai realisasi tahapan, status luaran, dan skor 9 indikator berbasis capaian aktual.
Reviewer → UP3MFormulir Monev Penelitian- 8a
Perubahan Tim/Waktu
KondisionalHanya jika ada perubahan anggota tim atau perpanjangan waktu.
Peneliti → UP3MForm Pengajuan Perubahan Penelitian Laporan Akhir
WajibHasil, pembahasan, realisasi anggaran, kesimpulan, dan lampiran logbook.
Peneliti → UP3MTemplate Laporan AkhirSPJ & Pencairan Tahap II
WajibRincian penggunaan dana beserta kwitansi; syarat pencairan termin kedua.
Peneliti → KeuanganForm SPJ PenelitianPelaporan Publikasi
WajibStatus submission, acceptance, atau published artikel — dilaporkan untuk rekap kinerja UP3M.
Peneliti → UP3MForm Pelaporan Publikasi (SINTA)Penelitian selesai secara administratif.
Alur yang sama, ditambah mitra sebagai pihak ketiga
Dua belas tahap dengan mitra eksternal terlibat sejak proposal sampai penutupan. Dua dokumen di dalamnya tidak punya padanan di alur Penelitian.
Pengumuman Proposal PKM
WajibSama seperti Penelitian, ditambah syarat wajib lampiran kesediaan mitra.
UP3MSurat edaranPenyerahan Proposal
WajibBerisi analisis situasi mitra, permasalahan, solusi, khalayak sasaran, dan rencana keberlanjutan.
Pelaksana → UP3MTemplate Proposal PKM- 2a
Kesediaan Mitra
Khusus PKMBukti tertulis bermaterai dari mitra bahwa mereka bersedia dilibatkan, wajib dilampirkan bersama proposal.
Mitra → UP3M (lampiran proposal)Surat Kesediaan Bekerja Sama Seleksi Proposal
Wajib9 indikator dengan bobot besar pada ketepatan solusi terhadap masalah mitra dan potensi keberlanjutan program.
Reviewer UP3MFormulir Penilaian Proposal PKMPengumuman Lolos & SK Penetapan
WajibSama seperti SK Penelitian, tetapi tabel lampiran punya kolom tambahan Mitra Kegiatan.
UP3M → PelaksanaSK Penetapan Penerima Hibah PKMPenandatanganan Kontrak
WajibLuaran wajib berupa produk, pelatihan, atau pendampingan bagi mitra, ditambah artikel pada jurnal terindeks SINTA, serta mewajibkan penyerahan bukti pelaksanaan dari mitra.
Pelaksana ↔ UP3MTemplate Kontrak PKMPencairan Dana Tahap I
WajibDiproses oleh Bagian Keuangan, sama seperti Penelitian.
Pelaksana → KeuanganSalinan SK + Kontrakdi luar scope UP3MPelaksanaan di Lokasi Mitra
WajibDokumentasi visual menjadi bukti utama kegiatan benar terjadi di lapangan.
Pelaksana + MitraLogbook Kegiatan PKM + dokumentasi foto/video- 7a
Laporan Kemajuan
KondisionalHanya untuk program multi-bulan yang butuh checkpoint tengah periode.
Pelaksana → UP3MFormulir Laporan Kemajuan PKM Monitoring & Evaluasi
WajibBobot besar pada partisipasi aktif mitra dan dampak nyata ke masyarakat sasaran, bukan kualitas data ilmiah.
Reviewer → UP3MFormulir Monev PKM- 8a
Perubahan Tim/Lokasi/Mitra
KondisionalSama seperti Penelitian, ditambah opsi perubahan mitra kegiatan dan perubahan lokasi.
Pelaksana → UP3MForm Pengajuan Perubahan PKM Laporan Akhir
WajibProfil mitra, hasil dan dampak, testimoni mitra, serta rencana keberlanjutan program.
Pelaksana → UP3MTemplate Laporan Akhir PKMSPJ & Pencairan Tahap II
WajibSama seperti Penelitian, komponen biaya disesuaikan: transportasi ke lokasi mitra, konsumsi, honor instruktur.
Pelaksana → KeuanganForm SPJ PKMBukti Pelaksanaan dari Mitra
Khusus PKMDitandatangani langsung oleh mitra sebagai bukti independen kegiatan benar terlaksana — bukan klaim sepihak pelaksana.
Mitra → UP3MBerita Acara Pelaksanaan KegiatanPelaporan Publikasi & Dokumentasi
WajibArtikel wajib diunggah ke jurnal terindeks SINTA, sama seperti Penelitian, dilengkapi foto dan video kegiatan. Liputan media massa tidak diwajibkan.
Pelaksana → UP3MForm Pelaporan Publikasi (SINTA) + dokumentasi PKMKegiatan PKM selesai secara administratif.
Butuh berkasnya?
Semua template dan formulir yang disebut di alur ini tersedia di direktori template.